1. はじめに
令和２年10月以降の年末調整においては、従業員が給与の支払者に提出する控除申告書（「給与所得者の保険料控除申告者」や「給与所得者の（特定増改築等）住宅借入金等特別控除申告書」）に、従来は書面で添付していた控除証明書等に代えて、従業員は電子データにより提供できるようになりました。
また、「マイナポータル」連携により、控除証明書等の必要書類のデータを一括取得し、各種申告書への自動入力が可能となります。
年末調整手続きの業務負担が問題視されていたため、その負担を軽減するための施策となっています。今回は、その概要についてご紹介いたします。
2. 電子化によるメリット
給与支払者の年末調整担当者及び従業員に、次のようなメリットが期待できます。
・書類の印刷・配布・回収作業が不要になる
全ての手続きを電子化することにより、リモート環境で対応可能
・記入時の問い合わせが減る
従業員が、年調ソフトの控除額の自動計算を利用した場合、保険料控除申告書等の検算が不要
・添付書類の確認事務が減る
従業員が保険料控除申告書の作成の際に控除証明書データを利用した場合、原本との突合作業が不要
・書類の保管コストが削減できる
従業員から提供されたデータを原本として保管するため、書類の保管が不要
3. 電子データで提出を認められている書類一覧
【年末調整申告書】
・ 扶養控除等申告書
・ 配偶者控除等申告書
・ 基礎控除申告書（※）
・ 所得金額調整控除申告書（※）
・ 保険料控除申告書
・ 住宅ローン控除申告書（※）
【控除証明書等】
・ 保険料控除証明書（生命保険料（新・旧）、個人年金保険料（新・旧）、介護医療保険料及び地震保険料に限る）（※）
・ 住宅借入金等を有する場合の所得税額の特別控除証明書（※）
・ 年末残高等証明書（住宅ローン残高証明書等）（※）
※ 令和2年10月以降、電子的に提供を受けることが可能となるもの
4. 電子化に向けて必要な準備
従業員から年末調整申告書に記載すべき事項を電子データにより提供を受けるためには、勤務先があらかじめ所轄税務署長に、「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を提出し、その承認を受ける必要があります。
その他にも、専用のソフトウェアの導入、従業員への周知、給与システム等の改修等も必要となるため、早め早めの準備が必要です。
5. おわりに
現在すでに年末調整の申請を電子化している企業にとっては、今回の年末調整手続きの電子化は、年末調整事務を行うにあたって、大いに活用のメリットがある施策となっています。また、今年度の実施が難しい場合でも、来年の導入に向け、状況整理等を行い、段階的に準備を進めてみてはいかがでしょうか。
参考
国税庁「年末調整手続の電子化に向けた取組について（令和２年分以降）」
国税庁「年末調整手続きの電子化及び年調ソフト等に関するFAQ」
電話で問い合わせる03-6821-9455